Homeoffice gilt als das Mittel der Wahl, um die Arbeit weitestgehend aufrecht zu halten. Nicht nur um dem Infektionsschutz gerecht zu werden sondern auch um die Fehlzeiten der vielen Väter und Mütter abfangen zu können.
Was müssen Sie tun, wenn Sie Homeoffice bisher nie angeboten haben?
Grundsätzlich kann jeder Mitarbeiter, der seine Arbeit am Computer verrichtet, im Homeoffice arbeiten.
Dazu braucht es folgende Infrastruktur:
- Einen Arbeitslaptop für zu Hause inkl. Maus
- Eine sichere Verbindung zum Firmennetzwerk (VPN)
- Installation nötiger Software auf dem Homeoffice Laptop
- Ggf. ein Arbeitshandy wenn viel Telefonkontakt notwendig ist – vor allem mit Kunden oder mit vielen verschiedenen Mitarbeitern
Welche Anforderungen gibt es an den Homeoffice Arbeitsplatz?
Für die meisten Arbeiten reicht tatsächlich ein Laptop und ein Internetanschluss, der in aller Regel zu Hause verfügbar ist.
Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern welche Programme diese zu ihrer Arbeit benötigen. Sie können damit und mit dem Computer am Arbeitsplatz einschätzen wie gut ausgestattet das Gerät für Homeoffice sein muss. Für die meisten Tätigkeiten reicht ein Durchschnittslaptop für ca. 1000 Euro.
Wenn der Mitarbeiter am Arbeitsplatz mit einem Headset telefoniert, kann er dieses mit an seinen Heimarbeitsplatz nehmen. Gleiches gilt für weitere kleine Zusatzgeräte.
Überlegen Sie mit Ihren Mitarbeitern, ob ein Drucker auch bei digitaler Zusammenarbeit noch nötig sein wird. Einige Mitarbeiter müssen regelmäßig Briefe an Kunden oder Lieferanten fertig machen. Hier wird ggf. auch der Kauf eines Druckers nötig sein. Greifen Sie auf ein kleines, leichtes Gerät zurück, das in der Anschaffung günstig ist. Bei solchen Geräten sind oft die Tintenpatronen teuer. Wägen Sie deshalb ab wie viele Seiten wöchentlich etwa gedruckt werden müssen.
Was ist ein VPN? Wie richtet man diese sichere Verbindung ein?
Ein Router verbindet in Ihrem Unternehmen die Computer miteinander im Kabelnetzwerk (LAN) oder drahtlos (WLAN). Die meisten dieser Geräte bringen bereits die technischen Gegebenheiten mit, die es für ein VPN (Virtual Private Network) benötigt. Zusätzlich brauchen Sie dann nur auf den Homeoffice Laptops ein Programm, welches dem Mitarbeiter mit den Zugangsdaten die Verbindung zu dem Internen Netzwerk gewährleistet.
Wie kann ich Telefonarbeit nach Hause verlagern?
Wenn Ihr Mitarbeiter viel Kundentelefonate hat, wird ein Arbeitshandy die beste Variante sein. Dieses müssen Sie auch nicht neu kaufen, sondern können z. B. auf ein gebrauchtes von rebuy, Amazon Marketplace oder Momox zurückgreifen. Für die Schnelle der Zeit empfiehlt es sich, eine Prepaidkarte zu kaufen, da diese im Laden gekauft werden kann und sofort verfügbar ist – anders als ein Vertrag, der oft seine Zeit braucht.
Als weitere Alternative können Onlinetelefonkonferenz Tools wie z.B. Zoom oder Webex dienen. Allerdings ist davon auszugehen, dass die vermehrte Nutzung solcher Dienste zu Instabilität führen kann. Deshalb ist im 1:1 Austausch dennoch das Telefon vorzuziehen.
Wie kann die Mitarbeit ortsunabhängig verbessert werden?
Hatten Sie bisher wöchentliche oder tägliche Treffen in manchen Abteilungen oder unter bestimmten Mitarbeitergruppen? Verlagern Sie diese in Online Dienste wie:
- Zoom (ca. 17 Euro pro Monat)
- Adobe Connect (etwa 50 Euro pro Monat)
- GoToMeeting (14 Tage Testversion) etc.
Nach unserer Erfahrung ist ein wöchentliches Meeting zum Austausch sehr hilfreich um Problemthemen zu besprechen, Fragen zu klären, oder gemeinsam Ideen zu besprechen. Ein solches Meeting sollten Sie deshalb auch dann einrichten wenn es bisher nicht Teil des Arbeitsalltags war.
Gemeinsam auf einen Bildschirm schauen kann man ebenfalls mit allerlei oft kostenfreier Software (Stichwort Screensharing oder Desktopsharing), so z.B. mit
- Zoom (kostenlos für 2 Personen oder in Kleingruppe bis 40 Minuten Dauer)
- Google Remote Desktop (kostenloses Chrome Browser Add-on)
- Skype
- TeamViewer
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